E-Mail-Flut im Büro stoppen!

Jeden Tag werden Arbeitgeber und Angestellte von einer Flut von E-Mails überschüttet. Meist geschrieben an einen großen Verteiler, der dem E-Mail-Schreibenden ein großes Publikum bietet. Dabei verbessere die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht das Arbeitsklima, sagt Karrierecoach Martin Wehrle.

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Hamburg. Täglich braust eine Flutwelle über Büros hinweg, reißt Zeit mit sich und begräbt Arbeitskapazität unter sich. Wer einen Finger hat, um zu tippen, und einen Kopf, um nicht zu denken, lässt seine Spontaneität per E-Mail auf die Firma regnen. Banalste Vorgänge behelligen ganze Abteilungen und ziehen große Kreise. Frei nach Einstein: Es gibt nur zwei Dinge, die unendlich sind – das Universum und den Verteiler von E-Mails.

Arbeits-E-Mails: Stoppt die Verteiler-Mails!

Jede Lappalie wird zum Vorgang aufgepustet. Wer mit der Nachbarabteilung zanken oder einen Kollegen zurechtweisen will, schreibt eine Mail und holt sich per Verteiler sein Publikum in die Arena. Natürlich dürfen die Vorgesetzten, um deren Gunst es geht, in diesem virtuellen Stadion nicht fehlen – was zur Folge hat, dass die durchschnittliche Führungskraft sich tagelang allein mit der Lektüre von Mails beschäftigen könnte, vom Antworten ganz zu schweigen. Je größer der Verteiler, desto zugespitzter die Tonlage der Mails. Die Gewissheit, dass so viele Menschen den Mailwechsel verfolgen, spornt den Absender zu einer Schaukampf-Rhetorik an.

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Verteiler-E-Mails: Applaus vom Publikum

Es geht nicht um die Sache, nur um den Applaus des Publikums. So wandert der Schwarze Peter von Abteilung zu Abteilung. Die Energie wird dafür verwendet, Missstände publikumswirksam zu beschreiben, statt sie einfach zu beseitigen. Sogar Vorgesetzte halten es für richtig, Mails mit Riesenverteiler für sich sprechen zu lassen, etwa wenn sie einen Strategiewechsel verkünden. Gerade habe ich erlebt, wie der Manager eines Großkonzerns seine komplette Belegschaft mit seitenlangen Strategiepapieren voller Anglizismen belästigt hat. Dabei war er optimistisch genug, davon auszugehen, dass seine Worte in die Köpfe und nicht direkt in den virtuellen Papierkorb wandern.

Miteinander sprechen verbessert Büro-Klima

Warum setzt sich jeder, statt mal eben ins Nachbarbüro zu gehen, vor seinen PC und hämmert eine Mail? Sogar ein Anruf wäre oft die bessere Wahl, denn ein Gespräch vermittelt Botschaften auch über die Stimme, baut eine Beziehung auf und ermöglicht spontane Rückfragen. Eine Mail begünstigt nur: lange Mailwechsel. Mails sind kein Führungs-, nur ein Verführungsinstrument. Zur Geschwätzigkeit verführen sie, denn die meisten sind überflüssig. Wer sich früher dreimal überlegte, ob er einen Brief oder eine Hausmitteilung tippen, ausdrucken und auf den Versandweg bringen sollte, hämmert heute einfach eine Mail in die Tastatur. Diese Arbeitsweise verführt zur Schlampigkeit, denn die fehlerhafte Orthografie geht oft mit Formulierungen einher, die für Missverständnisse viel Raum lassen.

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Regeln sollten E-Mail-Flut stoppen

Hat mal jemand ausgerechnet, was es die Firmen kostet, wenn Mitarbeiter und Manager jeden Tag Dutzende überflüssiger Mails lesen? Ist mal jemand auf die Idee gekommen, mailfreie Tage einzuführen? Oder die Kostenstelle der Abteilung, aus der sie verschickt werden, mit 0,25 Euro zu belasten? Und gibt es Mitarbeiter, die noch diszipliniert genug sind, ihren Tag nach der Wichtigkeit ihrer Arbeiten und nicht nach zufällig eingehenden Mails zu strukturieren? Meist reicht es, zweimal pro Tag in den Maileingang zu schauen.

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Wir brauchen Regeln, welche die E-Mail-Flut stoppen: Nur dann mailen, wenn es wirklich sein muss. Nur den in CC setzen, der es wirklich wissen muss. In einer sprachlichen Qualität mailen, die auch einen Brief getragen hätte. Und vor allem: mit Menschen sprechen – statt nur Mails sprechen zu lassen.

Von Martin Wehrle / RND