Hannover. Am Anfang war es ein verbotenes Experiment: „Verratet es niemandem, das ist nicht das, woran wir arbeiten sollen“, sagte Ray Tomlinson angeblich im Herbst 1971 zu Kollegen. Kurz zuvor hatte der Programmierer eine Nachricht an tomlinson@bbntenexa geschickt. Es war die erste E-Mail in der Geschichte der Menschheit. Tomlinson ahnte wohl nicht ansatzweise, was er damit der Arbeitswelt antun würde – im Guten wie im Schlechten.

Im Auftrag des US-Verteidigungsministeriums hatte sein Arbeitgeber am Arpanet, dem Vorläufer des Internets, mitgetüftelt. Tomlinson sollte eigentlich ein Programm entwickeln, mit dem sich Nutzer des gleichen Computers gegenseitig Nachrichten hinterlassen können. Doch der junge Programmierer war neugierig, schnappte sich einen Code aus einem Netzwerkprotokoll und entwickelte – angeblich binnen sechs Stunden – einen Weg, mit dem verschiedene Nutzer verschiedener Computer Nachrichten austauschen können. Eine „niedliche Spielerei“ war das für ihn, wie der 2016 Verstorbene später der „New York Times“ erzählte.

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Der Rest ist Geschichte: Als in den 1980er-Jahren aus dem Arpanet das Internet wurde, besann man sich auf Tomlinsons Methode, Benutzer (tomlinson) und Adresse (bbntenexa, der Name des Computers) per @ miteinander zu verknüpfen. Die E-Mail war geboren – und trat einen Siegeszug an: 320 Milliarden Mails werden heutzutage täglich verschickt, schätzt die Analysefirma Radicati.

Digitale Liebesbriefe, 1998 im Film „E-Mail für dich“ ikonisch in Szene gesetzt, spielen dabei kaum noch eine Rolle. Nüchtern nennt man das E-Mail-Konto bei GMX und Web.de, den größten hiesigen Mailanbietern, eine „Schaltzentrale des Internets“. Rechnungen, Newsletter, vergessene Passwörter – im privaten Bereich geht es nicht ohne E-Mail-Adresse. Aber wirkliche Kommunikation findet zunehmend per Whatsapp und Co. statt.

Im Büro ist die Mail Kommunikationskanal Nummer eins

„Im beruflichen Kontext ist die ­E-Mail nach wie vor Kommunikationskanal Nummer eins, nur das Telefon ist ansatzweise ähnlich verbreitet“, sagt Nils Britze vom Digitalverband Bitkom. Im digitalisierten Büro verschwindet der klassische Brief langsam. „Die Mail hat Büroarbeit wesentlich erleichtert und beschleunigt, sie außerdem ressourcenschonender gemacht“, meint Britze.

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„Mails sind sehr praktisch“, sagt auch Hannes Zacher, „aber eigentlich bekomme ich zu viele.“ Der Leipziger Arbeitspsychologe hat zur ­E-Mail und deren Auswirkungen auf die Arbeitswelt geforscht, der Befund des Professors lautet: Beschäftigte schlagen sich mit zu vielen Mails rum, sind davon viel zu gestresst, opfern viel zu häufig Freizeit, und viel zu oft sinkt auch die Arbeitsleistung.

26 Mails bekamen Beschäftigte laut Bitkom 2020 täglich, vor drei Jahren waren es noch 21, 2014 lediglich 18. Die Durchschnittswerte täuschen: „Viele Beschäftigte bekommen nicht Dutzende, sondern Hunderte Mails pro Tag“, sagt Zacher. Allein diese Flut ist ihm zufolge eine Belastung: „Insbesondere wenn Beschäftigte das Gefühl haben, keine Kontrolle über die Menge der E-Mails zu haben, können sich die erhöhten Arbeitsanforderungen negativ auf Leistung, Gesundheit und Zufriedenheit auswirken.“

Viele checken ihre Post nach Feierabend

Verschiedenen Erhebungen zufolge checkt zudem etwa jeder zweite Beschäftigte seine Mails nach Feierabend. Das verbietet eigentlich das Arbeitszeitgesetz, in der Praxis wird es Studien zufolge oft ignoriert. Auch zu dieser sogenannten Entgrenzung von Arbeit ist die Empirie laut Zacher eindeutig: „Untersuchungen zeigen, dass das Stresslevel steigt – und dass der Schlaf, das Wohlbefinden und das Familienleben leiden.“

Auch die Arbeit selbst leidet. Schon 2005 bestätigten Forscher der University of London, dass der Intelligenzquotient nach mailintensiven Tagen vorübergehend um zehn Punkte sinkt. Wer ständig den Posteingang im Blick hat, versetzt das Gehirn in permanente Alarmbereitschaft – die, so die Wissenschaftler, die Konzen­tration deutlicher senkt als der regelmäßige Konsum von Haschisch.

Herausragender Erfinder: Ray Tomlinson entwickelte das erst Mail-Programm.

© Quelle: picture alliance / dpa

Eine Geißel der Arbeitswelt will Zacher Mails trotzdem nicht nennen. „Ich kann mir gar nicht vorstellen, wie früher ohne E-Mails gearbeitet wurde“, sagt er. Aus seiner Sicht ist Tomlinsons Erfindung nicht das Hauptproblem: „Die Arbeitswelt wird immer schneller, die menschliche Informationsverarbeitungskompetenz aber nicht. Deshalb braucht es Ausgleich und ein aktives Bemühen um die richtige Balance.“

Nicht immer ist im Job eine Mail nötig

Vor allem Unternehmen sollten handeln: „Wenn die Mailflut überhand nimmt, gehört die Kommunikationskultur auf den Prüfstand“, rät Zacher. Nicht immer sei eine E-Mail nötig, oft seien direkte Gespräche und Meetings sinnvoller. Auch Unternehmensmessenger wie Slack seien deutlich übersichtlicher und benutzerfreundlicher.

Ist der Verzicht auf E-Mails also die Lösung? Eigentlich nicht, glaubt Britze. Messenger, Videokonferenzen und digitales Projektmanagement böten bei der unternehmensinternen Kommunikation zwar Vorteile. „Bei der externen Kommunikation ist die Mail hingegen der kleinste gemeinsame Nenner, man erreicht mehr oder weniger jeden“, so Britze. Der Grund dafür ist Tomlinsons Erfindergeist: In den Urzeiten des Internets hat er kein geschlossenes System entwickelt, sondern die Grundlage für ein Übertragungsprotokoll geschaffen. „Was die E-Mail so relevant macht, ist die Offenheit ihres Standards“, erklärt André Fertich, Sprecher von Web.de und GMX. Unabhängig von E-Mail-Dienstleister und E-Mail-App erreiche eben jede Mail ihren Empfänger. „Das macht sie in der heutigen Zeit der zunehmend geschlossenen Systeme so wertvoll.“

Wird die Mail 50 weitere Jahre überleben?

Ob das der E-Mail 50 weitere Jahre beschert, ist indes offen. Britze hält es zumindest für denkbar, dass sie irgendwann von anderen Standards abgelöst wird. Bis dahin werden sich Beschäftigte noch mit ihrem Posteingang rumquälen müssen. Mit einigen Kniffen wird das erträglicher: Britze ist überzeugt, dass E-Mails dank künstlicher Intelligenz und vorgefertigten Textbausteinen mit weniger Aufwand bearbeitet werden können.

Zacher empfiehlt, den Posteingang möglichst nur zweimal am Tag zu öffnen und überzogenen Erwartungen an Antwortzeiten eine Absage zu erteilen. Auch muss nicht jede Mail beantwortet werden, oft reicht ein Blick auf die Betreffzeile. Wenn sich dann Tausende ungelesene Mails im Posteingang stapeln, sollte man das aber besser niemandem verraten – ganz im Sinne der Entstehungsgeschichte der E-Mail.