Im Frühjahr steht bei Vielen das große Reinemachen auf der Agenda, der sogenannte Frühjahrsputz. Der eine oder andere kommt dabei auch auf die Idee, einmal seine ganzen Unterlagen, Dokumente und Verträge zu ordnen, zu sichten und gegebenenfalls auch einiges davon wegzuschmeißen. Nicht selten kommt dann dabei die Frage auf: Wie lange müssen Unterlagen, beispielsweise von Versicherungen aufbewahrt werden?

Der Anfang ist immer einfach: Unterschreiben, dann ist der Versicherungsschutz perfekt und man bekommt Police, AGBs und Vertragskonditionen für seine Unterlagen überreicht. Diese sollten dann ordentlich im Ordner verschwinden – am Ende ist das dann oft doch ein Berg Papier, der aufgehoben werden muss.

Die Dreijahresfrist ist ein guter Richtwert

Versicherungsunterlagen sollte jeder grundsätzlich für die Dauer des Versicherungsvertrages aufbewahren. Vor allem den Versicherungsschein, die sogenannte Versicherungspolice, und den Antrag sollten Verbraucher parat haben.

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„Versicherungsunterlagen sind in der Regel noch drei Jahre bis nach Vertragsbeendigung aufzubewahren, es gibt aber auch Fälle, bei denen eine längere Aufbewahrung nötig ist“, erklärt Jürgen Buck, Vorstand der Verbraucherorganisation Geld und Verbraucher e.V. (GVI).

Das heißt, Versicherungskunden sollten generell die zivilrechtlichen Verjährungsvorschriften im Auge behalten – und die allgemeine Verjährungsfrist liegt eben bei drei Jahren. Doch aufgepasst: Es können sich auch Ansprüche für Kunden ergeben, die nach dem Ende eines Vertrages geltend gemacht werden. Vor allem Policen und Unterlagen von Renten- und Lebensversicherungen sollten daher länger aufgehoben werden, da Auszahlungen von solchen Verträgen auch steuer- oder erbrechtliche Folgen haben könnten.

Unterlagen könnten steuer- und erbrechtlich wichtig sein

„Wer sich zum Beispiel das Kapital oder die Rente aus einer Lebensversicherung auszahlen lassen möchte, muss nachweisen, dass er bezugsberechtigt ist“, schreibt der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft auf seinem Verbraucherportal. Denn die Police gilt dabei als Urkunde, die Auszahlung erfolgt daher in der Regel nur gegen deren Vorlage.

Selbst wenn eine Versicherung gekündigt oder der Versicherungsschutz abgelaufen ist, sollte man erst klären, inwieweit die Unterlagen oder dazugehörige Einzahlungsbelege oder Kontoauszüge vielleicht für die Steuererklärung noch benötigt werden. Danach können die Unterlagen entsorgt (am besten mit einem Aktenvernichter) werden.

Versicherungspolice verloren – was nun?

Eine andere Situation ist: Der eine oder andere findet aber auch keine Unterlagen auf. Diese sind beispielsweise beim Umzug verloren gegangen. Wer seine Police oder Versicherungsunterlagen nicht mehr finden kann, sollte umgehend die Versicherung oder den Berater kontaktieren.

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Heiko Vollmer, Versicherungsexperte von Fingenium private finance, sagt hierzu: „Die persönliche Vertragssituation ‚nachzubauen’, ist für einen Privatkunden einfach.“ Wichtig seien nur die Kontoauszüge der letzten 12 Monate. Denn egal ob Lastschrift oder Überweisung, jede Versicherung und jeder Sparplan hat mindestens eine Zahlung pro Jahr.

„Und zusammen mit dem Betreff oder Verwendungszweck liegen somit die Gesellschaft und eine Vertragsnummer vor. Auf Basis dieser Angaben kann der Kunde bei jeder Gesellschaft Zweitschriften beziehungsweise aktuelle Informationen zum Vertrag anfordern.“ Die Versicherung stellt dann einen Ersatzversicherungsschein aus – allerdings nicht selten auf Kosten des Kunden.

Auch Kontoauszüge sind wichtig

Letztlich sollte man neben den Versicherungsunterlagen darauf achten, auch die passenden Kontoauszüge und andere Rechnungen so lange aufzuheben, damit alles zusammen im Notfall zur Hand ist. Ein Beispiel dazu: Nach einem Wohnungseinbruch muss der Versicherte nicht nur eine gültige Versicherung vorweisen, sondern auch dem Versicherer nachweisen, welche Gegenstände gestohlen oder zerstört wurden. Daher ist es sinnvoll, auch Kaufbelege der Einrichtung aufzuheben oder die Wohnungseinrichtung zu fotografieren. Dies hilft der Versicherung und beschleunigt die Auszahlung des Schadens.

Seitens des Bankenverbands wird zum Beispiel geraten, die Verjährungsfrist von drei Jahren bei Kontoauszügen ebenfalls als Richtmaß zu nehmen. „Werden große Käufe, wie zum Beispiel ein Haus oder ein Auto gemacht, oder gibt es große persönliche Veränderungen mit finanziellen Auswirkungen, wie zum Beispiel eine Hochzeit, so macht es Sinn, die Kontoauszüge aus dieser Zeit länger zu behalten“, so der Verband weiter.

In Zeiten von Digitalisierung und Versicherungspolicen in PDF-Form können Verbraucher auch die Unterlagen digital ablegen – Hauptsache, man kann im bestimmten (Schadens-)Fall die Daten vorweisen.