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Experte erklärt: Woran es beim Homeoffice noch hakt – und was wir dagegen tun können

Im März 2020 hieß es in Deutschland erstmals: Es geht in den Lockdown zur Eindämmung der Corona-Pandemie. Das führte viele Beschäftigte ins Homeoffice, einige sind seither nicht wieder an ihrem regulären Arbeitsplatz gewesen.

Im März 2020 hieß es in Deutschland erstmals: Es geht in den Lockdown zur Eindämmung der Corona-Pandemie. Das führte viele Beschäftigte ins Homeoffice, einige sind seither nicht wieder an ihrem regulären Arbeitsplatz gewesen.

Giengen/Brenz. Im März 2020 hieß es in Deutschland erstmals: Es geht in den Lockdown zur Eindämmung der Corona-Pandemie. Das führte viele Beschäftigte ins Homeoffice, einige sind seither nicht wieder an ihrem regulären Arbeitsplatz gewesen.

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Manches läuft aber zu Hause noch immer nicht so rund wie gewohnt. Der Unternehmensberater, Autor und Effizienzexperte Jürgen Kurz bekommt regelmäßig Feedback, wo es hakt. Im Gespräch nennt er drei Effizienzfallen, die Teams auf jeden Fall angehen sollten.

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Unstrukturierte Dateiablage verhindern

Bevor viele Beschäftigten angefangen haben, von zu Hause zu arbeiten, lagen Daten in der Regel im Unternehmen – oft auf einem zentralen Fileserver. Schon mit dieser Methode hätten die Mitarbeitenden oft viel Zeit damit verschwendet, benötigte Dateien zu suchen, sagt Kurz.

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Nun würden Daten verstärkt in einer Cloud abgelegt. Das habe viele Vorteile, es gebe aber auch Risiken. „Die Teammitglieder arbeiten auf ihrer Insel“, beschreibt es Kurz. Auf dieser Insel werde dann zwar untereinander kommuniziert, Know-how entstehe. Häufig würden aber andere Teams davon nichts mitbekommen.

Auch wenn Teammitglieder Dateien nicht in der Cloud speichern, sondern zum Beispiel auf dem Laptop, seien diese Daten mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit sogar für die eigenen Teammitglieder unbekannt.

Cloud-Lösungen nur mit Struktur für Dateiablage einführen

Kurz rät daher dazu, Cloud-Lösungen nur mit einer Struktur für die Dateiablage einzuführen: „Sonst hat das Doppelabgaben, Rückfragen und enorme Suchzeiten zur Folge.“ Mitarbeitende sind dann gestresst und frustriert – und fangen im schlimmsten Fall wieder bei null an: Sie erstellen lieber Dateien neu, als nach bereits Bestehendem zu suchen.

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Grundsätzlich gilt laut dem Experten: Daten sollten so zentral wie möglich und nur so dezentral wie nötig gespeichert werden.

Welche Kanale für was nutzen?

Schon vor der Pandemie haben Beschäftigte viel Zeit mit der Bearbeitung von Mails verbracht. Und mit dem Umzug ins Homeoffice sind für viele Unternehmen neue Kommunikationskanäle hinzugekommen.

„Auf die Frage, wie viele Kommunikationswerkzeuge er im Einsatz hat, antwortete der Abteilungsleiter eines mittelständischen Unternehmens nach gedanklichem Durchzählen: "Neun: E-Mail, Telefon, Skype, Fax, Teams, Whatsapp, ...", erzählt Kurz aus seinem Beratungsalltag. Auch die Zeit in Meetings habe im Homeoffice zugenommen. „Mein Tipp ist hier: Klare Spielregeln zu vereinbaren, wie kommuniziert und wie die Ergebnisse festgehalten werden“, rät der Experte.

Sinnvoll kann etwa sein, abzustimmen, welche Kanäle überhaupt wofür genutzt werden. Dann geht es an die Feinheiten. Teams legen zum Beispiel fest, wer im Firmen-Chat wann getagged wird: Soll eine einzelne Person, ein ganzer Kanal oder ein Team adressiert werden?

Videokonferenzen sollten im Regelfall nur mit Vorlauf stattfinden und lediglich bei dringenden Angelegenheiten spontan erfolgen. Für effiziente Meetings lohnt es sich, den Personenkreis möglichst klein zu halten, immer einer Agenda zu folgen und einen Zeitrahmen zu definieren. Ein Moderator sorgt für Überblick und Struktur.

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Schlechtes Projektmanagement

„In über 90 Prozent der Projekte wurden bereits vor Corona Termine und Kosten nicht eingehalten“, sagt Kurz. Wenn Mitarbeiter nun dezentral arbeiten, wird das nicht einfacher. Viel Zeit gehe für die Steuerung der Projekte verloren.

Auch hier ist der Tipp: gemeinsame Spielregeln für die Dokumentation der Ergebnisse vereinbaren. Gut ist es, sich auf möglichst ein gemeinsames Tool zur Zusammenarbeit und Projektsteuerung zu einigen. „Digitaler Minimalismus ist auch hier die Maßgabe“, empfiehlt Kurz.

Homeoffice bedeutet höheres Vertrauen

Und wie sieht die Arbeit im Homeoffice darüber hinaus aus? Sie bringt Vorteile – aber auch Nachteile, wie eine Umfrage des Covid-19-Snapshot-Monitoring (Cosmo) zeigt. Wer dauerhaft im Homeoffice ist, reduziere seine Kontakte sehr, schreiben die Wissenschaftler zur Studie. Das mag fürs Seelenheil unvorteilhaft sein, doch die meisten schätzen dadurch die Wahrscheinlichkeit, sich mit dem Coronavirus zu infizieren, als geringer ein als Kollegen, die im Büro beim Arbeitgeber sitzen. Wer im Homeoffice arbeiten darf, bringt seinem Arbeitgeber ein höheres Vertrauen entgegen. Im Umkehrschluss vertrauen Personen, die nicht ins Homeoffice dürfen, ihrem Arbeitgeber weniger.

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Die Umfrage zeigt weiter, dass drei Viertel der Befragten wenigstens gelegentlich im Homeoffice arbeiten. Ein Viertel arbeitet nie von zu Hause, obwohl ihr Beruf es prinzipiell zulassen würde. Knapp die Hälfte der Befragten gibt an, ihr Beruf eigene sich nicht fürs Homeoffice. 16 Prozent der Umfrageteilnehmer wünschen sich, häufiger im Homeoffice arbeiten zu können – davon arbeiten fast 90 Prozent überwiegend oder immer vor Ort beim Arbeitgeber. 8 Prozent wollen weniger oder kein Homeoffice.

Arbeitgeber sehen Homeoffice eher negativ

Die hohe Zahl der Menschen, die weiterhin überwiegend vor Ort arbeiten, dürfte den Arbeitgeber entgegen kommen. Denn Deutschlands Firmen sehen einer weiteren Umfrage zufolge, dass Homeoffice weit weniger positiv als viele Arbeitnehmer. Demnach bemerkt nur eine kleine Minderheit von 5,7 Prozent der Unternehmen eine Steigerung der Produktivität beim mobilen Arbeiten. Dagegen meldeten 30,4 Prozent der Firmen eine unveränderte und 27 Prozent sogar eine gesunkene Produktivität ihrer Belegschaften.

Laut der Ifo-Umfrage sehen vor allem kleine Firmen die Arbeit im Homeoffice skeptisch. Nur 2,9 Prozent der Unternehmen mit bis zu neun Mitarbeitern berichteten von steigender Produktivität. Bei den Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern waren es 8 Prozent.

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RND/dpa/ame

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