Halb Büro, halb Homeoffice – wie hybride Meetings gelingen

  • Einige sitzen zusammen in einem Raum, andere werden digital zugeschaltet: Hybrid-Meetings gehören seit der Corona-Pandemie für viele zum Arbeitsalltag.
  • Doch solche Besprechungen sind komplexer als die persönlichen und die rein virtuellen Treffen.
  • Kommunikationstrainerin Sandra Dirks gibt Tipps, was man bei hybriden Meetings beachten sollte, damit sie funktionieren und sich niemand ausgeschlossen fühlt.
Katrin Schreiter
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Die zukünftige Arbeitswelt gestaltet sich hybrid. Eine aktuelle Umfrage der Unternehmensberatung McKinsey ergab, dass 90 Prozent aller Unternehmen in nächster Zeit eine Kombination aus Remote- und Vor-Ort-Arbeit einführen wollen. Dabei müssen vor allem hybride Meetings gut geplant werden – denn sie sind weitaus komplexer als die persönlichen oder rein virtuelle Treffen.

Nicht immer gelingt der Mix aus virtueller und Face-to-Face-Kommunikation problemlos: Da funktioniert das Mikro plötzlich nicht mehr, es erscheinen nur abgeschnittene Gesichter auf dem Bildschirm – oder nur viele schwarze Kacheln. Technische Herausforderungen, auf die sich die Unternehmen einstellen müssen.

Hybride Meetings: Wer redet jetzt gerade?

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„Die Technik ist wichtig, aber noch wichtiger sind die Menschen und die Zielsetzung des Meetings“, sagt Sandra Dirks. Die Expertin in Sachen Live-Online-Meetings erklärt: „Egal ob offline oder online – bei einer hybriden Konferenz muss jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer beteiligt werden.“ Dabei sollte vor allem immer klar sein, wer gerade spricht. „Das heißt, der- oder diejenige müssen auf dem Bildschirm zu sehen sein“, sagt Dirks.

„Und auch der Ton muss passen.“ In der Offline-Gruppe müsste zumindest ein externes Mikro vorhanden sein, das man weiterreichen könne. „Einfach nur lauter zu sprechen, reicht nicht!“, weiß Dirks aus Erfahrung. Ihr Tipp: „Wer nur ein kleines Budget hat, kann ein extra Smartphone nutzen, das die Runde macht.“

Zurück zur Zielsetzung: „Es lohnt sich oft, im Vorfeld zu klären, ob man tatsächlich eine hybride Veranstaltung braucht“, meint die Kommunikationstrainerin. „Kann man das Meeting nicht auch komplett online machen? Oder nur mit den Leuten vor Ort?“

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Starke Moderation

Ein hybrides Meeting zu leiten ist schwieriger als die Moderation einer rein online oder offline organisierten Veranstaltung. „Empfehlenswert ist ein Moderator vor Ort, der den Kurs hält. Und ein Co-Moderator online, der Rückmeldung in Sachen Technik geben kann und den Chat im Blick hat“, sagt Dirks.

Wichtig sei dabei auch, zwischen Leuten vor Ort und den Leuten im Homeoffice hin- und herzuwechseln. „Mitunter müssen auch Einzelne gezielt angesprochen werden, damit am Ende jede Stimme gehört wurde.“ Außerdem sollte man im Vorfeld überlegen, wie lange das Meeting dauern sollte, wie viel Zeit man für fachlichen Input und wie viel für die Diskussion einplanen will.

Visuelle Signale

Und wenn die Diskussion ausufert? „Auch hier ist eine starke Moderation zielführend“, sagt Expertin Dirks. „Außerdem können sich auch die Teilnehmenden einschalten, indem sie die Kommunikationskarten nutzen.“ Ein visuelles Signal für Vielrednerinnen und -redner wäre zum Beispiel: ‚ELMO‘ – was soviel heißt wie Enough! Let´s move on! „Auch Karten mit ‚Ich habe eine Idee‘, ‚Mikro lauter‘ oder ‚Kaffeepause‘ sind hilfreich und werden oft genutzt.“

Am Ende der Veranstaltung sollte es eine kurze Feedback-Runde geben. Auch über Abstimmungstools wie Mentimeter könnten Stimmungen eingeholt werden, rät Kommunikationstrainerin Dirks. „Damit es beim nächsten Mal noch besser klappt.“

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